在新媒體營銷浪潮下，微信的用戶數(shù)呈幾何級增長。當(dāng)用戶們發(fā)現(xiàn)微信在一定程度上可以替代短信、對講機等功能的時候，企業(yè)管理者也發(fā)現(xiàn)，合理利用微信群能夠有效地提升組織效率。企業(yè)利用微信做管理是否是未來的新趨勢?用微信做溝通更適合哪類企業(yè)?潛在的風(fēng)險有哪些?
前沿新知
微信，哪種模式企業(yè)更適用?
做了近5年公關(guān)的小白領(lǐng)李文，最近的幾場公關(guān)活動，團隊成員開始用微信替代對講機;行政部的黃霞給各部門秘書建了個微信群，在此公布公司會議室預(yù)訂及使用情況;一家廣告公司的創(chuàng)意部門建了個微信群，設(shè)計師們隨時隨地在群里討論各種創(chuàng)意、進行頭腦風(fēng)暴……
企業(yè)進行“社交化管理”轉(zhuǎn)型，微信對于提升組織內(nèi)部溝通的效率起到了一定的作用，但是微信能否成為企業(yè)管理必備的工具，還是會有新的工具替代，還需要時間的考驗。
減小決策成本
李文告訴《中國經(jīng)營報》記者，每次他們做活動，都要到會務(wù)公司租借一批對講機，隨時跟同事溝通。不過對講機有時候用起來并不方便，比如會議現(xiàn)場非常安靜，此時對講機響起來很影響現(xiàn)場氛圍，并且會有雜音。
一次活動上，公關(guān)團隊的一位90后實習(xí)生，用微信把大家拉到了一個臨時的工作群里。“那個實習(xí)生特別地謹小慎微，遇到不懂的就在微信群里問。”李文回憶說，以往活動中也有新人有各種問題，新人一旦找不到給她指導(dǎo)的負責(zé)人，就會影響活動效果實施。
而有了微信群，她的問題在群里一目了然，遇到難處理的事，其他同事也能給她建議，幫忙。類似這樣的案例還有很多。
人力資源專家李艷明分析了很多企業(yè)用微信做管理的案例，她告訴記者，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做的任何一個決策，都要付出大量的時間成本和空間成本，用于收集信息、分析信息，之后傳達指令、執(zhí)行，而在空間上，決策者必須在必要的地點，通過企業(yè)系統(tǒng)、流程等進行指令傳達。但是很多商機可能“稍縱即逝”，移動辦公能彌補時間空間的不足。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和生活工作節(jié)奏的不斷加快，移動辦公的高管越來越多。
張偉是一家跨國公司的大中華區(qū)副總裁，是名副其實的“空中飛人”，加班是家常便飯。他自己很清楚，并不是自己的工作效率低，而是正常可以和客戶溝通、高效辦公的時間，他則經(jīng)常在飛機上或去機場的路上。
盡管公司為其配備了筆記本電腦和無線上網(wǎng)卡，但是頻繁開關(guān)電腦、上網(wǎng)，就為了看一眼郵件，給下屬一則指示，顯得既麻煩又不經(jīng)濟。如今張偉更喜歡用微信辦公。“銷售工作很多是和人在打交道，員工們給我發(fā)來的銷售方案、數(shù)據(jù)等，都是冷冰冰的東西。如果想了解下屬目前的工作狀態(tài)、進展，必須通過現(xiàn)場辦公，開會或與他們吃個便飯。但微信不一樣，他們在群里暢所欲言，有對某客戶的性格描述、抱怨，銷售單子拿不下來，別的同事也可以為其出招，你會發(fā)現(xiàn)，有了微信，我們的工作變得更有人情味。”
李艷明認為，微信是移動辦公很好的解決工具之一，“企業(yè)的決策不是一個人的決策，而是團隊共同決策的結(jié)果，以往需要團隊成員全部發(fā)出指令，時間和空間消耗非常大。手機移動端的特點是隨時隨地，可有效地減少決策的時間與空間成本。”
微信溝通適合網(wǎng)狀組織架構(gòu)
盡管微信在年輕人群中正流行，不少企業(yè)也嘗試著通過微信平臺進行內(nèi)部溝通提升組織效率，不過在商業(yè)領(lǐng)導(dǎo)力專家畢波看來，微信管理并不是提升組織管理效率的“萬金油”，有些企業(yè)用微信做管理，可能并不適合。
嘗試微信做管理，企業(yè)要清楚與現(xiàn)有的管理、溝通工具比，是否有很大的便利性，是否能對管理效率有很大的提升。“首先企業(yè)要了解目前的管理水平，對于很多組織流程不清晰，處于起步階段的中小企業(yè)，可能是適合的，但是對于一些大型跨國企業(yè)，管理體系非常強大的，也許就不適合。這就像說起君主立憲制，對美國就是歷史的倒退，但對于很多非洲國家而言，就是極大的進步一樣。”畢波說。
事實上，運用社交化軟件解決企業(yè)內(nèi)部溝通問題，微信并不是先行者，BBS、MSN、QQ、飛信等都曾經(jīng)充當(dāng)過這種工具，有些工具至今還起著重要的作用。“這些工具更新?lián)Q代得太快，未必是件好事。”
畢波認為，微信是基于移動互聯(lián)網(wǎng)的一款產(chǎn)品，如果某企業(yè)目前大部分員工的工作還是基于傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，微信甚至不如郵件、QQ、MSN等互聯(lián)網(wǎng)即時通信工具更有效。
另一項讓企業(yè)管理者很擔(dān)心的問題就是通過微信溝通管理，企業(yè)的信息安全問題可能會泄露。一家企業(yè)的HR曾要求員工用于企業(yè)溝通的微信賬號不得添加公司之外的朋友，不得使用朋友圈、搖一搖、位置服務(wù)等微信的增值服務(wù)，結(jié)果不到一個月，想通過微信提升組織溝通效率的計劃便流產(chǎn)。畢波認為，任何一個工具，不能違背其產(chǎn)品的設(shè)計初衷。微信的出現(xiàn)，就是方便與更多的人進行溝通，為了信息安全問題，刻意建立了一道屏蔽墻，愛用微信的員工不得不頻繁地在個人與公司兩個微信賬號間切換，使得員工對該產(chǎn)品的喜好度降低，用的人少了，自然效果不佳。
在畢波看來，衡量微信能否提升組織效率的關(guān)鍵是看碎片時間的利用率是否提升。彼德·德魯克的《卓有成效的管理者》一書中強調(diào)，一個管理工具，若是把大家的時間變得越來越零碎，無法集中精力做事情，一定不是個好工具。有些組織喜歡在微信中開會，做頭腦風(fēng)暴，盡管會議記錄可以時時推送到手機上，但是如果有些與會者正在跟客戶談事情、集中精力做事情，微信的信息無疑是巨大的影響，并且在大家討論結(jié)束后再回看會議記錄，參與討論，意義也不大。“當(dāng)企業(yè)管理者發(fā)現(xiàn)微信已經(jīng)把原本已經(jīng)碎片化的時間變得更碎了，就不要再用這一工具了，他可能會令組織效率變低。”畢波說。
“借助微信輔助企業(yè)管理，可以簡單地用于傳遞數(shù)據(jù)，但領(lǐng)導(dǎo)者的決策不能僅靠這個。事實上組織效率的提升，一方面受信息速度傳遞的影響，微信在這方面起到了重要的作用，但是更重要的是受組織結(jié)構(gòu)、工作流程、戰(zhàn)略方向等因素的影響，并且這些要比信息速度傳遞更重要更關(guān)鍵，這是微信無法解決的。”畢波說，從現(xiàn)在的一些應(yīng)用來看，微信比較適合網(wǎng)狀型組織，每個人都是對多點進行溝通，做決策的人看過信息后就可以拿主意的，比方影視、創(chuàng)意、廣告、設(shè)計等機構(gòu);但是對層級式的組織結(jié)構(gòu)，需要逐層匯報的，微信看起來一點作用也沒有，比如黨內(nèi)組織系統(tǒng)、生產(chǎn)制造型企業(yè)等。
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