作為陜西知名的建筑公司，陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)(集團(tuán))有限公司(簡稱宏遠(yuǎn)集團(tuán))把2013年看的很不一般，因為在這一年里，公司定下了目標(biāo)，希望能夠進(jìn)一步推進(jìn)精細(xì)化管理，借助協(xié)同軟件，將管理流程規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，將目標(biāo)落到實處。2013年更被定為企業(yè)“形象化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化”管理年。宏遠(yuǎn)集團(tuán)是以工業(yè)與民用建筑為主的綜合性專業(yè)施工企業(yè)，具有國家房屋建筑施工總承包壹級資質(zhì)，及市政、機(jī)電、公路、水利等總承包資質(zhì)。在安康地區(qū)設(shè)有房地產(chǎn)開發(fā)公司、商品混凝土公司、建材物資公司、建材檢測公司，并在近年來先后組建了北京等六處省、市級分支機(jī)構(gòu)。
2013年1月，宏遠(yuǎn)集團(tuán)正式啟動辦公自動化(OA)項目，并明確了對協(xié)同軟件的核心需求，即能隨著企業(yè)的不斷改革、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，而企業(yè)信息化技術(shù)人員能實現(xiàn)自行優(yōu)化、定制業(yè)務(wù)表單及流程，并通過信息積累自定義業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，以及人性化的操作。經(jīng)過多輪的市場調(diào)查及篩選，宏遠(yuǎn)集團(tuán)最終選定了致遠(yuǎn)協(xié)同管理軟件，并于2013年4月開始試運(yùn)行。經(jīng)過半年的實施推廣，使企業(yè)內(nèi)部信息、溝通更透明，各業(yè)務(wù)決策、管理更高效，取得了企業(yè)內(nèi)外一致認(rèn)可。很好地被滿足，為項目管理的信息化、精細(xì)化打下了堅實的基礎(chǔ)。
在今年10月的致遠(yuǎn)用戶大會上，宏遠(yuǎn)集團(tuán)的代表盧洪波先生為與會嘉賓講述了協(xié)同軟件與企業(yè)精細(xì)化管理的故事，更分享了集團(tuán)通過致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)所實現(xiàn)的項目管理功能的其中四個方面，極具參考價值。
這四個亮點分別是：
♦質(zhì)量和安全隱患整改單
♦施工組織設(shè)計、施工專項方案審批
♦工程項目信息總表
♦項目成本管理
一、質(zhì)量和安全隱患整改單
質(zhì)量和安全隱患整改單的使用部門是工程管理部和項目部。該業(yè)務(wù)主要用其來實現(xiàn)工程部對項目部下發(fā)隱患整改要求，項目部就整改情況提交整改回復(fù)，工程部通過項目部的整改回復(fù)描述及上傳圖片進(jìn)行遠(yuǎn)程整改驗收確認(rèn)。另外，OA還會根據(jù)合計項自動計算月檢評分，季度匯報時通過OA導(dǎo)出各月評分，作為季評獎罰依據(jù)。
它的應(yīng)用亮點主要有以下幾點：
♦在一張表單中整合了傳統(tǒng)的三個表單的內(nèi)容及步驟
♦確保整改要求、回復(fù)、驗收，各環(huán)節(jié)的對應(yīng)及閉合
♦通過圖文并茂方式增強(qiáng)問題描述的形象性及針對性
♦通過關(guān)聯(lián)選擇設(shè)定的嚴(yán)重程度代碼列表(通過業(yè)務(wù)生成器定制的無流程表單)實現(xiàn)隱患問題的分類統(tǒng)計，根據(jù)隱患嚴(yán)重程度及整改落實情況，OA自動計算月檢得分
♦通過統(tǒng)計功能獲得各項目部月評得分，作為季評獎罰依據(jù)
二、施工組織設(shè)計、施工專項方案審批
施工組織設(shè)計、施工專項方案審批的使用部門是工程管理部、項目部、技術(shù)信息中心。
項目部申報施工組織設(shè)計、施工專項方案過程中，方案依據(jù)工程部、技術(shù)信息中心提出修改意見修改并重新申報時，必須保留原審批意見，方便再審時，審批人員根據(jù)上次批復(fù)確認(rèn)方案是否修改到位。
因此，這個流程在應(yīng)用上的技巧比較特殊，它通過增加發(fā)起者節(jié)點避免回退至發(fā)起者的待發(fā)事項，同時要求審批組審批時暫存待辦，確保所有人均提供修改意見后由最后審批者回退，實現(xiàn)了相關(guān)功能。另外，還可以通過統(tǒng)計功能查詢不同項目部的方案報審情況。
三、工程項目信息總表
工程項目信息總表的使用單位為工程管理部、技術(shù)信息中心、項目部、合同科、結(jié)算中心。
這張超級總表，可以實現(xiàn)以項目部為單位匯總相關(guān)信息：合同信息、工程管理信息、工程款信息等，使得公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員能隨時監(jiān)管工程情況，并查看各信息的多項目橫向?qū)Ρ取⒖鐦I(yè)務(wù)流程的縱向關(guān)聯(lián)分析。
通過較簡單的操作方式讓各業(yè)務(wù)部門將項目的信息匯總，同時通過權(quán)限設(shè)置使各業(yè)務(wù)部門基于同一項目信息表進(jìn)行各自的業(yè)務(wù)管理，可進(jìn)行多項目橫向統(tǒng)計對比、單項目縱向穿透查詢，極大地方便了項目統(tǒng)計和管理。
四、項目成本管理表
項目成本管理表的使用部門為項目部、造價部、財務(wù)部、工程部。主要用于項目各成本相關(guān)流程審批、相關(guān)臺賬記錄以及項目成本、利潤統(tǒng)計及分析方面。
項目成本管理的應(yīng)用亮點可以歸納為以下幾個方面：
♦基于一個通用表單，包含了造價預(yù)算、支出、收入、計劃申報、資金往來、現(xiàn)場臺賬(材料、工具、固定資產(chǎn)進(jìn)出場、使用消耗等)六大類，共44個流程。并通過初始值設(shè)置，使表單根據(jù)不同流程自動生成不同標(biāo)題、表頭及表單注意事項。確保所有成本相關(guān)業(yè)務(wù)流程能基于同一表單實現(xiàn)并生成數(shù)據(jù)信息，以實現(xiàn)統(tǒng)計分析。
♦通過業(yè)務(wù)生成器，定制不同崗位的快捷標(biāo)題欄，方便操作。
♦為確保數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分類一致性，以便統(tǒng)計分析，重復(fù)表填寫時通過關(guān)聯(lián)分部分項列表、施工部位列表及成本分類信息表來約束。
♦成本分類信息表分權(quán)限維護(hù)(造價部、財務(wù)部及項目部)，以便各部門、項目部根據(jù)實際情況錄入、修改具體名目信息。
♦通過成本分類框架及計量單位列表關(guān)聯(lián)約束，確保不同部門、項目部對成本信息分類表的結(jié)構(gòu)分類一致。
♦根據(jù)統(tǒng)計分析所需加減關(guān)系，在重復(fù)表中設(shè)置了三列隱藏的正/負(fù)系數(shù)、數(shù)量及合計金額，使統(tǒng)計時通過自動篩選，可進(jìn)行預(yù)設(shè)的加減法，獲得相應(yīng)成本分析(如：庫存清單分析，篩選入庫登記、出庫登記、退庫登記、盤點登記、丟失登記，數(shù)據(jù)采用隱藏列二的數(shù)量、合計金額，而在不同流程信息登記時其系數(shù)、數(shù)量及合計金額分別為入庫登記(正)、出庫登記(負(fù))、退庫登記(正)、盤點登記(負(fù))、丟失登記(負(fù))，最終實現(xiàn)篩選后統(tǒng)計加減)
在致遠(yuǎn)協(xié)同管理軟件上線的過程中，在管理流程與企業(yè)實際辦公流程逐漸交融并規(guī)范的過程中，宏遠(yuǎn)集團(tuán)也收獲了很多執(zhí)行過程中的經(jīng)驗，頗為珍貴。例如:
在使用信息化軟件時，信息化技術(shù)人員應(yīng)：研究、測試、了解軟件工具的功能、邏輯，盡可能挖掘軟件得潛在用途及功能;用“搭積木”的方式去創(chuàng)造更深層次的應(yīng)用;充分利用積累的信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)統(tǒng)計分析功能;將各業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合一起，實現(xiàn)信息整合及業(yè)務(wù)流程協(xié)同。
在推行信息化建設(shè)初期，信息化管理人員應(yīng)：不強(qiáng)求“一步到位”，而是通過“小步快跑方式”，逐步推行各業(yè)務(wù)流程功能，并以“使大家辦事更方便”為原則，選擇首批推行的項目，獲得員工支持，便于下一步業(yè)務(wù)功能推廣(如請休假、考勤、報銷、付款);測試階段主動擔(dān)當(dāng)各業(yè)務(wù)部門的“臨時文員”，自行操作實施相關(guān)OA業(yè)務(wù)功能一個階段(親身體會功能中是否存在欠妥的地方，第一時間解決問題;讓員工、領(lǐng)導(dǎo)體驗感覺其管理效益，同時獲得認(rèn)可后再將業(yè)務(wù)職責(zé)推行到相關(guān)部門責(zé)任人;如合同審批、網(wǎng)上公文收集、知識文檔)。
在推行信息化建設(shè)過程，信息化管理人員還需要：經(jīng)常通過“換位思考”的方式了解使用者、管理著對OA業(yè)務(wù)功能的需求，提前策劃方案、實施后跟蹤優(yōu)化(如快捷功能、統(tǒng)計列表);經(jīng)常與各業(yè)務(wù)部門交流，學(xué)習(xí)了解各業(yè)務(wù)流程、管理辦法、信息化需求，將信息化與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合(如成本管理體系中施工現(xiàn)場與預(yù)算造價體系的關(guān)聯(lián));最終將信息化建設(shè)提升到企業(yè)經(jīng)營管理模式革新的層面，將信息化建設(shè)與企業(yè)經(jīng)營管理相結(jié)合形成一個大系統(tǒng)。
通過以上具體的人性化的做法，OA軟件逐漸在宏遠(yuǎn)集團(tuán)生根發(fā)芽，發(fā)揮出更大的作用，另外，也有力地將精細(xì)化的管理方法推行開來，幫助集團(tuán)逐步完善企業(yè)信息化的構(gòu)想，加速運(yùn)營管理的改革，實現(xiàn)宏遠(yuǎn)藍(lán)圖。
致遠(yuǎn)軟件
北京致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)軟件有限公司成立于2002年，目前已成為中國最大的協(xié)同軟件產(chǎn)品研發(fā)、營銷、服務(wù)及解決方案提供商。從傳統(tǒng)OA、協(xié)同OA到今天的協(xié)同管理軟件，致遠(yuǎn)軟件構(gòu)建了中國乃至亞太最大的協(xié)同管理軟件服務(wù)體系，包括30余家分支機(jī)構(gòu)、500多家客戶服務(wù)和培訓(xùn)中心、1000多家合作伙伴、3000余名服務(wù)顧問。現(xiàn)在，每天有超過30000家成功企業(yè)、100家上市公司、數(shù)百家行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)、300萬精英人士在享受致遠(yuǎn)協(xié)同OA管理軟件帶來的高效便捷服務(wù)。致遠(yuǎn)軟件連續(xù)八年位居“中國協(xié)同管理軟件市場占有率第一”、連續(xù)七年榮膺“中國協(xié)同應(yīng)用管理軟件市場年度成功企業(yè)”、連續(xù)九年斬獲“用戶滿意產(chǎn)品、服務(wù)、單位”榮譽(yù)、“中國軟件十大領(lǐng)軍企業(yè)”、“中國優(yōu)秀企業(yè)公民”。
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本文標(biāo)題：協(xié)同軟件，宏遠(yuǎn)集團(tuán)的精細(xì)化管理革命
地址：http://www.tjyalang.cn/a/05/20131120/291847.html
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